Das Archiv, das für dich stillsteht.
VaultPolar verwahrt deine E-Rechnungen revisionssicher — direkt aus dem Postfach, unveränderbar, in Deutschland. Du leitest weiter, wir halten still: acht Jahre lückenlos und nachweisbar.
XRechnung · ZUGFeRD · EN 16931
- sha256:9f2c…a71bEingang · IMAP · heute 08:14
- sha256:3d80…44e9Inhaltsadressiert im S3-Objektspeicher (Deutschland)
- sha256:c157…0b2fIn die Hash-Kette verkettet
- ✓sha256:e6a4…91ddRFC-3161 Zeitstempel · TSA
- verwahrt bis 31.12.2034Kette lückenlos · Integrität bestätigt ✓
- GoBD-orientiertRevisionssichere Grundsätze
- RFC-3161-ZeitstempelUnabhängig verankert
- VerfahrensdokuInklusive, prüfungsfertig
- Hosting in DeutschlandKein Drittland-Transfer
- DSGVO-konformMandantengetrennt
Dein Mail-Ordner ist kein Archiv. Sagen nicht wir — sagt die GoBD.
Seit dem 1. Januar muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Auch dein Betrieb.
Versandpflicht für B2B-Rechnungen — erst ab 800.000 € Vorjahresumsatz, dann für alle.
Aufbewahrung im Original-Format. Das XML muss XML bleiben — unverändert, vollständig, auswertbar.
Empfangen musst du seit dem 1. Januar 2025 — und was du empfängst, ist ab der ersten Sekunde aufbewahrungspflichtig. Nicht 2027. Jetzt.
PDF ausdrucken und abheften war gestern. Posteingang, Google Drive und Dropbox erfüllen die Anforderungen an revisionssichere Archivierung nicht.
Drei Minuten. Danach nie wieder.
Weiterleiten
Du bekommst eine Archiv-Adresse und leitest Rechnungs-Mails dorthin weiter — per Regel oder als Postfach, das wir abholen.
Erkennen & prüfen
Wir erkennen XRechnung und ZUGFeRD, validieren und lesen Aussteller, Betrag und Nummer aus. Das Original bleibt unangetastet.
Verwahren
Beleg und Original-Mail landen versiegelt im Archiv — mit Prüfsumme, Beweiskette und externem Zeitstempel. Jederzeit durchsuchbar.
Der sichere Weg
Nicht von Hand weiterleiten. Automatisch spiegeln.
Eine Rechnung, die tagelang im Postfach liegt und dann von Hand an die Buchhaltung wandert, durchläuft mehrere Stationen — in jeder ist sie theoretisch veränderbar. Der saubere Weg lässt den Menschen weg: Deine Rechnungen kommen an, wo sie immer ankommen, und eine automatische Regel spiegelt sie im selben Moment ins Archiv. Du bekommst deine Rechnung wie gewohnt — VaultPolar sichert die Kopie in der Sekunde des Eingangs.
Von Hand
Lieferant → Postfach → (Tage) → weiterleiten → importieren
Vier Stationen. In jeder ist der Beleg noch änderbar.
Automatisch
Lieferant → Postfach → Regel spiegelt sofort ins Archiv
Du bekommst sie wie gewohnt. Die Kopie ist in Sekunden gesichert — SHA-256, Hash-Kette, RFC-3161-Zeitstempel.
E-Mail bleibt ein offener Weg — die Kette lückenlos bis zum Absender kann kein Archiv garantieren. Das Fenster, in dem überhaupt etwas passieren könnte, schrumpft so aber auf Sekunden.
Der Beweis
Revisionssicher ist hier kein Adjektiv, sondern Architektur.
Beweiskette
Jeder Vorgang hängt in der Kette.
Ein nachträglich veränderter Eintrag bricht die kryptografische Hash-Kette — und fliegt sofort auf.
- sha256:9f2c…a71bEingang · IMAP
- sha256:3d80…44e9S3-Objektspeicher (DE) · inhaltsadressiert
- sha256:c157…0b2fHash-Kette verkettet ✓
- sha256:e6a4…91ddRFC-3161 ✓
Automatisch erkannt
XRechnung und ZUGFeRD, sauber ausgelesen.
Unabhängig
Externer Zeitstempel
Eine neutrale Stelle signiert den Stand täglich — außerhalb unserer Infrastruktur.
2026-07-03 08:14:22Z
DSGVO
Hosting in Deutschland
Alle Daten auf Servern in Deutschland. Kein US-Cloud-Umweg, ohne Sternchen.
Beweisbar unverändert
Verändert? Fällt sofort auf.
Jeder Beleg wird inhaltsadressiert abgelegt und in die Hash-Kette gehängt. Eine nachträgliche Änderung bricht die Kette — ein täglicher RFC-3161-Zeitstempel einer neutralen Stelle beweist den Originalstand.
Schnittstelle
DATEV-Export
Belege und Metadaten geprüft exportieren — für die Kanzlei.
RE-2026-0042;03.07.26;4760,00;EUR
Für Kanzleien
Steuerberater-Zugang
- Muster GmbHLesen ✓
- Nord Bau KGExport ✓
Der Unterschied
Ein Archiv ist nur so gut wie sein schlechtester Tag.
Klassische Mail-Archive funktionieren, solange alles funktioniert. VaultPolar ist für den Tag gebaut, an dem etwas schiefgeht — und dafür, das jederzeit belegen zu können.
Lückenlos — nachweisbar, nicht behauptet
Jede eingegangene Mail ist archiviert, eingestuft — oder steht als offener Fehler sichtbar im Protokoll, bis sie verarbeitet ist. Nichts verschwindet still in einem Logfile. Für ein Pflichtarchiv ist genau das der Unterschied zwischen „müsste vollständig sein“ und „ist beweisbar vollständig“.
Beweis von außen
Die Beweiskette wird täglich von einer unabhängigen Zeitstempelstelle gegengezeichnet (RFC 3161). Manipulation wäre selbst dann beweisbar, wenn jemand unsere gesamte Datenbank besäße.
KI, die im Haus bleibt
Belege stuft unsere eigene KI auf eigener Hardware in Deutschland ein — inklusive Texterkennung für Scans. Kein Dokument verlässt dafür den Server, kein Cloud-Dienst liest mit.
Suche, die in Belege hineinschaut
Volltextsuche über Inhalt, Absender, Aussteller, Rechnungsnummer und Dateiname — auch eingescannte Belege werden durchsuchbar.
Abholen statt nur weiterleiten
Neu: VaultPolar holt Rechnungspostfächer auf Wunsch direkt aus Microsoft 365 ab. Eine Störung auf unserer Seite erreicht dein Postfach nie — Verpasstes wird automatisch nachgeholt.
Das Fristschutz-Versprechen
Gekündigt heißt nicht gelöscht.
Deine Aufbewahrungspflicht endet nicht mit deinem Abo. Nach einer Kündigung bleibt dein Archiv bis zum Ende der gesetzlichen Frist lesbar und exportierbar — ohne Aufpreis, in jedem Tarif.
Ein Preis pro Firma. Nicht pro Kopf.
Du zahlst für dein Archiv, nicht für jede Person, die hineinschaut. Steuerberater-Zugang inklusive, Fristschutz in jedem Tarif — keine Staffelung nach Köpfen, keine Überraschung im zweiten Jahr.
| Leistung | Für Selbstständige und kleine TeamsStart | Für Unternehmen mit SteuerberaterBusinessmeistgewählt | Für Steuerberater und AgenturenKanzlei |
|---|---|---|---|
| Preis pro Firma | 8€/Monat, 90 €/Jahr | 16€/Monat, 190 €/Jahr | 41€/Monat, 490 €/Jahr |
| Archiv-Postfächer | 1 | 3 | 15 Mandanten |
| E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Aufbewahrung, revisionssicher | 8 Jahre | 8 Jahre | 8 Jahre |
| Volltextsuche und Export | |||
| Fristschutz nach Kündigung | |||
| Steuerberater-Zugang (read-only) | |||
| DATEV-Export | |||
| Unabhängiger Zeitstempel (RFC 3161) | |||
| Prüfer-Export mit Integritätsnachweis | |||
| Mandanten-Verwaltung, Sammel-Exporte | |||
Für Selbstständige und kleine Teams
Start
- Archiv-Postfächer · 1
- E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) · unbegrenzt
- Aufbewahrung, revisionssicher · 8 Jahre
- Volltextsuche und Export
- Fristschutz nach Kündigung
- Unabhängiger Zeitstempel (RFC 3161)
Für Unternehmen mit Steuerberater
Business
- Archiv-Postfächer · 3
- E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) · unbegrenzt
- Aufbewahrung, revisionssicher · 8 Jahre
- Volltextsuche und Export
- Fristschutz nach Kündigung
- Steuerberater-Zugang (read-only)
- DATEV-Export
- Unabhängiger Zeitstempel (RFC 3161)
- Prüfer-Export mit Integritätsnachweis
Für Steuerberater und Agenturen
Kanzlei
- Archiv-Postfächer · 15 Mandanten
- E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) · unbegrenzt
- Aufbewahrung, revisionssicher · 8 Jahre
- Volltextsuche und Export
- Fristschutz nach Kündigung
- Steuerberater-Zugang (read-only)
- DATEV-Export
- Unabhängiger Zeitstempel (RFC 3161)
- Prüfer-Export mit Integritätsnachweis
- Mandanten-Verwaltung, Sammel-Exporte
Alle Preise zzgl. USt. Monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr. Kanzlei: weitere Mandanten je 3 €/Monat.
- GoBD-orientiert
- RFC-3161-Zeitstempel
- Verfahrensdoku
- Hosting in Deutschland
- DSGVO-konform
Für Kanzleien
Ein Zugang, alle Mandate revisionssicher.
Ihre Mandanten archivieren neutral neben ihrer Buchhaltung — Sie behalten Lesezugriff und geprüften Export. DATEV-Export, Mandanten-Übersicht und der sichtbare Audit-Trail liefern den Nachweis, den die Betriebsprüfung sehen will. Kein Systemwechsel für Ihre Mandate.
Mandanten
- Muster GmbHLesen ✓
- Nord Bau KGLesen ✓
- Adler Handel e.K.Export ✓
Was du vor dem Umzug wissen willst.
Reicht mein E-Mail-Postfach nicht als Archiv?
Nein. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Aus einem Postfach kann jeder löschen — ein Ordner auf dem Server oder in Dropbox erfüllt das ebenso wenig.
Muss ich meine Buchhaltung wechseln?
Nein. VaultPolar ist ein neutrales Archiv neben deiner bestehenden Buchhaltung — DATEV, sevdesk, Lexware oder Excel. Dein Steuerberater bekommt auf Wunsch eigenen Lesezugriff.
Was passiert mit Rechnungen, die keine E-Rechnungen sind?
Auch klassische PDF-Rechnungen und die komplette Original-Mail werden archiviert. E-Rechnungen werden zusätzlich ausgelesen und validiert.
Seid ihr zertifiziert?
Ein IDW-PS-880-Testat ist zum Start nicht vorgeschrieben und für später eingeplant. Bis dahin belegen Hosting in Deutschland, dokumentierte Verfahren und die kryptografische Beweiskette mit externem Zeitstempel die Revisionssicherheit — plus Verfahrensdokumentations-Vorlage für deine Unterlagen.
Was kostet der Zugriff nach der Kündigung?
Nichts. Gekündigt heißt nicht gelöscht: Lesen und Exportieren bleibt bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist kostenlos.
Die Frist läuft.
Dein Archiv auch?
In wenigen Minuten eingerichtet — monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr.